Wanneer een incassobureau inschakelen?

Een onbetaalde factuur, een huurder met een achterstand of een lening die niet terugkomt: vroeg of laat komt de vraag of u een incassobureau mag inschakelen, en wanneer dat verstandig is. Hieronder leest u wanneer het mag, in welke zes situaties het het vaakst gebeurt en hoe u het in gang zet.

Incasso indienen

Binnen 3 minuten geregeld!

De regels in het kort: zakelijk versus particulier

Wanneer u incassokosten en wettelijke rente mag rekenen, is vastgelegd in de Wet incassokosten (WIK). Daarin zit één hoofdregel:

Zakelijke debiteur (B2B): u mag direct na het verstrijken van de betaaltermijn een incassobureau inschakelen. Een herinnering sturen mag, maar is niet verplicht.
Particuliere debiteur: u geeft eerst een laatste betaalkans met een WIK-brief (de 14-dagenbrief). Betaalt de klant ook binnen 14 dagen na ontvangst niet, dan mag u incassokosten rekenen en de vordering uit handen geven.

Is er geen betaaltermijn afgesproken? Dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Voor het inschakelen van een incassobureau geldt geen minimumbedrag. Meer weten over de termen die u tegenkomt? Bekijk dan ons incasso ABC.

Mag betekent niet altijd: nu meteen

Dat de wet u toestaat om direct te incasseren, betekent niet dat het altijd het slimst is. Een klant of huurder die een paar dagen te laat is, kunt u vaak beter eerst zelf nog even benaderen via uw gewone kanaal. Wel raden we aan om strak debiteurenbeheer te voeren en niet weken te wachten met uw herinneringen. Krijgt u na meerdere herinneringen alleen smoezen, of is het niet de eerste keer dat dezelfde debiteur u laat wachten? Dan is het tijd om professionele hulp in te schakelen.

Zes situaties waarin u een incassobureau mag inschakelen

In de praktijk komen deze zes situaties het vaakst voor. Per situatie leest u of u direct mag incasseren of eerst een laatste betaalkans moet geven.

Een zakelijke klant betaalt uw factuur niet

De meest voorkomende situatie. U bent zelf een bedrijf en heeft een factuur gestuurd naar een zakelijke klant (B2B). De factuur voldoet aan de wettelijke eisen en de betaaltermijn is redelijk. De termijn verstrijkt en er gebeurt niets: uw klant betaalt de factuur niet. In dit geval mag u direct een incassobureau inschakelen.

Anders dan veel mensen denken hoeft u bij een zakelijke klant niet eerst een herinnering of aanmaning te sturen. U mag de vordering de dag na de uiterste betaaldatum uit handen geven, en uw debiteur is dan ook direct incassokosten en wettelijke rente verschuldigd. Of dat bij één dag te laat al verstandig is, is een tweede: meestal is het efficiënter en beter voor de relatie om eerst zelf een vriendelijke herinnering te sturen en daarna te bellen. Helpt dat niet, dan kunt u ons een gratis pre-incassobrief laten sturen of direct een incassoprocedure starten.

Een particuliere klant betaalt niet, ook na de WIK-brief

U bent een bedrijf en heeft aan een particulier geleverd op factuur. U heeft volgens afspraak geleverd, maar de klant betaalt niet op tijd. Anders dan bij een zakelijke klant kunt u hier niet meteen een incassobureau voor particulieren inschakelen: particulieren worden beschermd door de WIK.

U moet de klant eerst een laatste kans geven met een WIK-brief. Dat is een brief die aan wettelijke eisen voldoet en waarin u de klant 14 dagen (vanaf ontvangst) de tijd geeft om alsnog zonder extra kosten te betalen. U vermeldt daarin ook de hoogte van de incassokosten die u zult rekenen. De maximale incassokosten zijn wettelijk vastgelegd; ConsuWijzer legt uit hoe die worden berekend. Blijft betaling ook na die 14 dagen uit, dan mag u de vordering uit handen geven. U kunt deze brief ook door ons laten versturen als gratis pre-incassobrief, die voldoet aan alle eisen, zodat na de 14 dagen direct een traject kan starten.

Een huurder heeft een huurachterstand

Verhuurt u een woning of bedrijfspand en betaalt uw huurder de huur niet? Ook dan kunt u ons inschakelen. Net als bij een factuur verschilt het startmoment per type huurder. Bij een zakelijke huurder mag u in principe direct na de uiterste betaaldatum een incassobureau inschakelen, al is het ook hier vaak beter om eerst zelf contact op te nemen.

Is de huurder een particulier (een woning), dan geniet hij dezelfde bescherming als een particuliere klant: u stuurt eerst een sommatiebrief (ingebrekestelling) met het openstaande bedrag en geeft de huurder 14 dagen na ontvangst de tijd om te betalen. Blijft betaling uit, dan kunt u de huurvordering uit handen geven. Bill Incasso is gespecialiseerd in huurincasso en kan u zo nodig ook juridisch bijstaan bij het ontbinden van de huur en de ontruiming.

Een webshop geeft uw geld niet terug

Heeft u online iets gekocht en uw geld niet teruggekregen, bijvoorbeeld na een retour binnen de wettelijke bedenktijd? Niet elke webshop neemt die regels even nauw. U staat dan niet machteloos: naast een klacht bij de bevoegde instantie kunt u ook een incassobureau inschakelen. Wij nemen dit soort zaken regelmatig aan. Zodra een webshop het briefpapier van een incassobureau ziet, volgt meestal snel betaling. Meer hierover leest u in ons artikel over een webwinkel die uw geld niet teruggeeft.

U wilt geleend geld terugvorderen

Ook voor het innen van een geleend geldbedrag kunt u een incassobureau inschakelen, ook als u bijvoorbeeld contant geld aan een bekende heeft uitgeleend. Prettig is zo’n stap nooit, maar het niet terugbetalen van een lening rechtvaardigt hem ruimschoots, en wij benaderen de debiteur correct en respectvol.

Goed om te weten: een leenovereenkomst is ook geldig als u die niet op papier heeft gezet. Een appje, een bankafschrift of zelfs het uitblijven van een reactie kan voor een rechter al voldoende zijn om aan te tonen dat iemand u geld verschuldigd is.

U heeft per ongeluk te veel of dubbel betaald (onverschuldigde betaling)

Heeft u per ongeluk een factuur dubbel betaald of een bedrag op de verkeerde rekening overgemaakt? Dan is sprake van een onverschuldigde betaling en is de ontvanger verplicht het geld terug te storten. Doet hij dat niet, stuur dan eerst een verzoek per e-mail of brief en daarna een aangetekende brief. Komt er geen reactie, dan mag u een incassobureau inschakelen. Voor u is dat gratis: de incassokosten komen voor rekening van de debiteur.

De voordelen van Bill Incasso

Meer dan 20 jaar ervaring

Gratis pre-incassobrief

No cure, no pay

Heel Nederland en België

Geen minimumbedrag

Gerechtelijke procedure mogelijk

Zo schakelt u Bill Incasso in

Herkent u zich in een van deze situaties? Dan kunt u uw vordering bij ons indienen. Wij werken op basis van no cure, no pay: levert het niets op, dan kost het u ook niets. In het kort werkt het zo:

Maak een account aan en dien uw vordering in. Nog geen laatste aanmaning gestuurd, of wilt u uw debiteur eerst gratis de kans geven? Kies dan voor pre-incasso.
Wij gaan dezelfde dag nog aan de slag met het minnelijk benaderen van de debiteur.
Betaalt de debiteur, dan ontvangt u de hoofdsom en de rente. Betaalt hij niet, dan laat u het dossier kosteloos sluiten.

Lukt het minnelijke traject niet, dan kunt u altijd naar de kantonrechter stappen om betaling af te dwingen, maar verplicht is dat niet. Lees ook hoe een incassotraject bij ons werkt.

Veelgestelde vragen

Geldt er een minimumbedrag voor het uitbesteden van incasso?

Voor het uithanden nemen van een vordering geldt geen minimumbedrag. Ook geen maximumbedrag overigens. U kunt dus voor iedere openstaande vordering een incassobureau inschakelen, ongeacht de hoogte van de vordering.

Kan ik zomaar een incasso uitbesteden?

Zomaar is een groot woord natuurlijk. Er moet wel een gegronde reden zijn om een incasso uit te besteden, zoals een te laat betaalde factuur, een huurachterstand of een lening die niet wordt terugbetaald. Wij nemen dan ook alleen incasso-opdrachten aan wanneer u kunt aantonen dat een bedrijf of persoon u geld verschuldigd is. En gaat het om een particuliere debiteur? Dan dient u eerst een laatste aanmaning te versturen voordat een incasso kan worden gestart. U kunt de laatste aanmaning ook laten versturen door Bill Incasso.

Wanneer kan ik een incasso uitbesteden?

Volgens de wet mag u bij een bedrijf als debiteur een incasso uithanden geven op het moment dat het niet voldoet aan zijn betaalplicht. Bij particulieren is dat 14 dagen na ontvangst van de WIK-brief. Hoe snel u dan tot actie overgaat, is vaak een kwestie van de situatie aanvoelen. Te lang wachten is nooit slim, maar te snel actie ondernemen zet vaak onnodig veel druk op de klantrelatie. Daarom sturen de meeste bedrijven zelf ook 1 of 2 betalingsherinneringen en nemen ze telefonisch contact op met de debiteur voordat ze een incassobureau inschakelen.

Wat kost het uitbesteden van incasso?

De kosten van een incassobureau worden betaald door uw debiteur. Zelf betaalt u bij Bill Incasso niets, want wij werken volgens het principe van no cure, no pay. Wanneer de debiteur dus niets betaalt, dan hoeft u aan ons ook niets te betalen. De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd. Over de eerste € 2.500 bedragen deze 15%, met een minimum van € 40. Meer weten? Lees dan alles over incassokosten.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een deurwaarder is, net als een incassobureau, gespecialiseerd in het innen van schulden. Er is echter een groot verschil. Deurwaarders komen pas in het gerechtelijke traject in beeld, om gerechtsbevelen uit te voeren, denk aan beslag op bezit en loon. Wanneer het alleen gaat om een openstaande vordering, is het daarom beter om eerst een incassobureau in te schakelen.

Direct uw vordering indienen

Zit u zelf in zo’n situatie, als bedrijf, verhuurder of particulier? Dien dan nu gratis uw vordering in. Op basis van no cure, no pay gaan wij direct voor u aan de slag. Er geldt geen minimumbedrag, mits u kunt aantonen dat iemand u geld verschuldigd is en u bij een particuliere debiteur eerst een laatste aanmaning heeft laten versturen.